* ترجمه شده از مجله کسب و کار هاروارد.
در دنیای امروز فشار زیادی روی سازمان‌ها و شرکت‌ها وجود دارد که زیرساخت‌های خود را به بسترهای دیجیتال منتقل کنند. برای دوام آوردن در دنیای رقابتی فعلی، شرکت‌ها تلاش می‌کنند با پروژه‌های چابک خود زیرساخت‌های خود را به‌روز کنند. تلاش برای به‌روزرسانی این نیاز را ایجاد می‌کند تا برای مدیران شرکت‌ها داشبوردها برای افزایش چابکی طراحی شود. این داشبورد پیشرفت پروژه‌ها، تاثیر آن‌ها بر کسب و کار و… را به‌صورت نمودار، تصویر، و گزارش‌های تخصصی نمایش می‌دهند.
داشبوردها هدف مشخص و واضحی دارند. این صفحات شاخص های کلیدی عملکرد، اعداد و نتایج اندازه‌گیری‌ها را به صورت ساده و قابل فهم به نمایش می‌گذارند تا مدیران و سهامدارانی که اطلاعات فنی کمی دارند نیز بتوانند از این داده‌ها به طور موثر استفاده کنند.
این قابلیت که مدیران می‌توانند خیلی راحت‌تر و سریع‌تر به داده‌های عملکرد سازمانی دسترسی داشته باشند و به راحتی عملکرد واقعی را با عملکرد پیش‌بینی‌شده مقایسه کنند باعث می‌شود داشبوردها از اهمیت بالایی برخوردار باشد. امروزه با پیشرفت‌های دنیای نرم‌افزار امکانات زیادی به داشبوردها اضافه شده است ازجمله به‌روزرسانی خودکار، تغییرات لحظه‌ای داده‌ها، سیستم‌های رسم نمودار با قابلیت مقایسه و تغییر مقیاس و قابلیت‌های بی‌شمار به تصویر کشیدن اطلاعات.
با این حال داشبوردهای هوشمند هم مانند هر تکنولوژی و پدیده دیگری در دنیا محدودیت و حتی معایبی نیز دارد. ممکن است یک داشبورد اطلاعات زیاد و بیش از حدی در خود داشته باشد که صرفا باعث سردرگمی بیشتر بشود.
این داشبوردها فقط توانایی نشان دادن کمی عملکرد را دارند. برای مثال می‌توانند کاهش تولید را مشخص کنند اما دلایل کاهش را مشخص نمی‌کنند و کاربر همواره با این سوال مواجه می‌شود که چرا یکی از فاکتورهای کلیدی در سازمانش افت کرده است؟
تحقیقات اخیر نشان داده است بسیاری از مدیران هنوز نمی‌توانند از تمام ظرفیت‌های داشبورد استفاده کنند. همچنین افراد رده بالا در صنعت نیز نمی‌توانند بین گزارش‌های مالی، گزارش‌های جزئیات اتفاقات و یا گزارش‌هایی که از فاکتورهای کلیدی استخراج می‌شوند تعادل برقرار کنند. این مسئله باعث می‌شود که به نتیجه درستی درباره نحوه مدیریت شرکت خود نرسند.
با اینکه امروزه وابستگی مدیران به داشبوردها به شدت افزایش یافته است، متوجه شده‌ایم که اکثر مدیران هنوز اطلاعات لازم را برای تصمیم‌گیری از این گزارش‌ها دریافت نمی‌کنند. برای درک بهتر ارزش گزارش در روند تصمیم‌گیری ما از 25 شرکت فعال در زمینه‌های مختلف ازجمله دارو، تکنولوژی، تولیدی و سلامت را مورد تحقیق قرار دادیم. تحقیقات نشان دادند با اینکه شرکت‌ها به شدت به سیستم‌های گزارش‌ساز وابسته‌اند، بیشترشان یعنی حدود سه چهارم این شرکت‌ها معتقدند که داشبوردشان برخی ابزارهای ضروری برای تصمیم‌گیری را ندارد.
تغییرات در داشبوردها
آقای کروز مدیر بخش آنالیز شرکت هانیوال در یک طرح آزمایشی برنامه‌های داشبورد ساز را دوباره طراحی کرد و این بار برخی اطلاعات اصلی را که در پس‌زمینه اطلاعات کلیدی تولید می‌کنند در اختیار مدیران گذاشت. این تغییرات نتایج مثبتی داشتند از جمله اینکه با داشتن اطلاعات جزئی‌تر مدیران بهتر شرایط را درک کردند و در نهایت شرایط مالی و آینده سازمان را با دقت پیش بینی کردند. به نظر می‌رسد این برنامه با نمایش جزئیات بیشتر، برنامه‌ای است که مدیران آن را می‌پسندند.
ساخت داشبورد بهتر در هانیوال
هانیوال در پاسخ به مشکل یکی از کاربران سیستم جدیدی را توسعه داد. زمانی که صاحب یک پروژه متوجه اختلاف زیاد بین هزینه واقعی و هزینه پیش‌بینی در برنامه خود شد، شرکت هانیوال پی برد که چون محاسبه دارایی کلی بسیار زمان‌بر است و در این برنامه به صورت مکرر به آن اشاره می‌شود باید بخش مالی از سایر بخش‌های گزارش‌ساز جدا شود.
تلاش برای برطرف‌کردن این مشکل از بخش مالی شروع شد جایی که اولین‌بار مشکل کشف شده بود. این اختلال باعث شده بود مدیران پروژه دارایی‌های خود را یا بسیار کم در نظر بگیرند و یا بسیار زیاد، که در نهایت باعث ایجاد دو مشکل می‌شد.
اول اینکه پیش بینی‌های بیشتر از حد مورد نیاز باعث می‌شد سرمایه شرکت برای موارد غیرضروری مصرف شود و به برخی پروژه‌های دیگر نرسد. پیش‌بینی‌های کمتر از واقعیت نیز باعث می‌شدند در میانه کار احتیاج به درخواست بودجه مجدد پیش بیاید که باعث کاهش سرعت پروژه می‌شود.
متخصصان و مهندسان داده شرکت هانیوال این توانایی را داشتند که یک صفحه گزارش را طوری بسازند که با شریک کردن تمام ذینفعان در برنامه، سیستم تصمیم‌گیری قدرتمندی داشته باشد. با فراهم کردن یک بستر بین‌المللی، در حال حاضر شرکت هانیوال صفحه گزارشی دارد که دسترسی کاربران به اطلاعاتی دقیق و به‌روز را فراهم می‌کند.
مرحله طراحی داشبورد
برای برطرف کردن مشکل پیش‌بینی هزینه تیم تولید تصمیم گرفت یک رابط کاربری جدید طراحی کند که به کاربر اجازه دهد به جزئیات اطلاعات ثبت‌شده یا پیش بینی‌شده در زمان سریع‌تری دسترسی داشته باشد. ایده پشت این تغییر این بود که در یک پروژه چابک نیازمندی‌ها و اولویت‌ها به طور مداوم تغییر می‌کنند به همین دلیل مدیر این پروژه‌ها نیاز دارد هرچه سریع‌تر از تغییرات شرایط پروژه و هزینه‌ها باخبر شود.
گام اول در طراحی سیستم این بود که بررسی شود چه داده‌هایی در شکل‌گیری این اطلاعات نقش دارند و کاربران صفحه گزارش چقدر به این داده‌ها دسترسی دارند. این اطلاعات از برخی منابع داخلی شرکت و برخی منابع خارجی شرکت تامین می‌شوند که در نهایت در یک پایگاه داده ذخیره شده‌اند.
در مرحله بعد باید تصمیم‌گیری می‌شد که چه فاکتورهایی در شرکت کلیدی هستند و بیشتر مورد توجه مدیر قرار دارند. این مرحله به ارتباط مستقیم با مدیران شرکت‌ها نیاز داشت.
مهندسین داده و داشبورد
داده‌های ورودی در یک انبار داده ذخیره می‌شوند و سپس برای تولید نمایش تصویری باید محاسبات زیادی از جمله، جدول‌بندی، ارتباط دادن جدول‌ها به یکدیگر و فیلترکردن اطلاعات انجام بشود. در پایان اطلاعات نهایی روی پایگاه داده ذخیره می‌شوند. تمامی این وظایف برعهده مهندسین داده است.
رابط کاربری کاربرپسند داشبوردها
نمایش اطلاعات بسیار زیاد و پرجزییات قطعا سردرگم‌کننده است. به همین منظور لازم است تا هنگام طراحی کاربر توانایی‌هایی مانند انتخاب فیلد مورد نظر را داشته باشد. در این صورت نمایش اطلاعات بسیار راحت‌تر و بهتر انجام می‌گیرد.
نتیجه نهایی
وظایف اصلی بخش محاسبات در یک سیستم گزارش‌ساز کمک به تصمیم‌گیری است به بیان ساده‌تر وظایف این سیستم‌ها این‌طور بیان می‌شود.
نمایش داده‌های مرتبط در بازه‌های زمانی مشخص به منظور اینکه مدیر بداند سیستم تحت کنترلش چه وضعیتی دارد.
سناریو مطرح‌شده در این مقاله از چندین نظر به هدف خود رسید. همچنین تیم‌های آنالیز برنامه را پس از ارائه آن مانیتور کردند و مشخص شد بیشتر مدیران پروژه به صورت مداوم وارد برنامه می‌شوند و گزارش‌ها را بررسی می‌کنند که نشان از تاثیرگذار بودن سیستم جدید دارد.
در ادامه با گذشت زمان مشخص شد دقت پیش‌بینی در پروژه‌هایی که متوقف نمی‌شوند بیشتر است.
همچنین یک نتیجه مهم دیگر این بود که با توجه به پیش‌بینی‌های انجام شده در برنامه، میزان بودجه اولیه بسیاری از پروژه‌ها کاهش یافت و درخواست‌های افزایش بودجه نیز در زمان مناسب اعلام می‌شدند که به صورت همزمان باعث کاهش هزینه و افزایش سرعت پروژه شد.
با داشتن اطلاعات به‌روز و دقیق، انعطاف‌پذیری و چابکی پروژه‌ها به شدت افزایش می‌یابد که در دنیای امروز تجارت بسیار مهم است.
داشبورد یک برنامه ضروری است که مدیران پروژه را در خصوص پروژه آگاه می‌کند. شاید هنوز بسیاری از مدیران معتقد باشند که این برنامه‌ها تمام ابزارهای لازم را فراهم نمی‌کنند اما باید در نظر گرفت سپردن کارهای بسیار حیاتی بدون داشتن منابع عظیم اطلاعاتی به یک سیستم رایانه‌ای ممکن نیست.
